كم سنة تحتفظ بالسجلات الضريبية؟ دليل مبسّط للأفراد والشركات

القواعد العامة

• 3 سنوات من تاريخ التقديم: لمعظم الإقرارات والسجلات التي تدعمها
• 6 سنوات: إذا أغفلت أكثر من 25% من الدخل في إقرارك
• 7 سنوات: إذا طالبت بخسارة من أوراق مالية فقدت قيمتها أو من دين معدوم
• إلى أجل غير محدد: إذا لم يُقدَّم الإقرار أصلًا أو كان احتياليًا
• 4 سنوات: لسجلات ضرائب الرواتب، من تاريخ استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أبعد

سجلات تحتفظ بها مدة أطول

احتفظ بسجلات الممتلكات، مثل المنزل أو العقار المؤجَّر أو الأسهم أو معدات العمل، حتى تنتهي مدة التقادم للسنة التي تبيعها فيها أو تتخلص منها. أي أنك قد تحتاج إلى سجلات الشراء والتحسينات والإهلاك بعد عقود لحساب ربحك.

ومن الحكمة أيضًا الاحتفاظ بنسخ من الإقرارات نفسها بشكل دائم، فهي تساعد في الإقرارات المعدّلة وطلبات القروض والاستفسارات المتعلقة بالضمان الاجتماعي وإعداد الإقرارات المستقبلية.

ما يجب أن يحتفظ به أصحاب الأعمال

• كشوف الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان
• إيصالات وفواتير المصروفات
• سجلات الأميال وسجلات المركبات
• سجلات الرواتب، ونماذج W-2 و1099، وإقرارات الرواتب الفصلية
• سجلات شراء الأصول وجداول الإهلاك
• إقرارات ضريبة المبيعات وضريبة الامتياز في تكساس

ورقية أم رقمية؟

تقبل مصلحة الضرائب النسخ الرقمية ما دامت واضحة ومكتملة. ومسح الإيصالات ضوئيًا والاحتفاظ بنسخة احتياطية من ملف المحاسبة غالبًا أكثر موثوقية من صندوق أوراق. وإذا كانت دفاترك في QuickBooks وتُطابَق شهريًا، فإن معظم ما ستحتاج إليه في حال التدقيق منظّم بالفعل.